Los procesos en una organización representan el hacer organizado, con objetivos específicos y que agrega valor al cliente. Todos los procesos en una organización deben agregar valor al cliente, directa o indirectamente. Gestionar los procesos de una organización busca mejorar en forma continua su productividad, mediante la efectividad (al satisfacer las necesidades reales del cliente e incrementar el valor que le agregamos) y la eficiencia (en el sentido de hacer cada vez más con menos), para lograr hacer las cosas cada vez mejor.

El servicio especializado que ha desarrollado el equipo de KAIZEN-TECK tiene como objetivo el asistir a la organización, en rol de equipo especialista y en rol de equipo facilitador, en la implementación exitosa de la Gestión de sus Procesos, abarcando la inducción y la asistencia en:

• El levantamiento y desarrollo del Mapa de Procesos.
• La identificación, el modelamiento y la documentación de los procesos estratégicos, de negocio y de apoyo que actualmente son ejecutados en la organización.
• Levantamiento del Mapa de Riesgos y sus mecanismos de control y mitigación.
• Diseño e implementación de un Modelo de Control del Desempeño de los Procesos, mediante métricas, indicadores claves de desempeño (KPI) y paneles de control de procesos.
• Diseño e implementación de un modelo de mejora continúa de procesos.
• Rediseño de Procesos ante cambios en los objetivos estratégicos según condiciones del entorno.

El equipo de KAIZEN-TECK interviene en la organización, mediante un plan general definido de común acuerdo y lo hace en un rol de equipo especialista (haciéndose cargo de tareas específicas reconociendo que el tiempo es el recurso comúnmente más escaso en las organizaciones) y también en rol de equipo facilitador (induciendo y guiando a las personas, para que la gestión de los procesos sea integrada en la cultura de la organización).

Cada una de las actividades del Plan General de Implementación de la Gestión de Procesos que es acordado con la organización, se repite en ciclos ascendentes (desarrollo en espiral), profundizando cada vez más en cada vuelta de la espiral, obteniendo así ganancias rápidas que incentiven al equipo y a la alta dirección.

Consiste en una consultoría especializada, integral y continua, que aborda las siguientes temáticas para gestionar el desempeño de los procesos de la organización:

• Inducción en la Gestión de Procesos.
• Levantamiento de Procesos – Mapa de Procesos.
• Modelamiento y Documentación de Procesos.
• Identificación de Oportunidades de Mejora y Priorización para su implementación.
• Mapeo de Riesgos y Acciones de Mitigación.
• Diseño de KPI y Métricas de Control.
• Implementación de Mejora Continua de Procesos
• Rediseño de Procesos.

Luego de la Inducción inicial a la gestión de procesos, las temáticas se abordan mediante un modelo de 5 fases con desarrollo en espiral, donde en cada iteración se alcanza una mayor nivel de profundidad.

Consiste en una consultoría especializada, integral y continua, que aborda las siguientes temáticas para gestionar el desempeño de los procesos de la organización:

• Inducción en la Gestión de Procesos.
• Levantamiento de Procesos – Mapa de Procesos.
• Modelamiento y Documentación de Procesos.
• Identificación de Oportunidades de Mejora y Priorización para su implementación.
• Mapeo de Riesgos y Acciones de Mitigación.
• Diseño de KPI y Métricas de Control.
• Implementación de Mejora Continua de Procesos.
• Rediseño de Procesos.

Luego de la Inducción inicial a la gestión de procesos, las temáticas se abordan mediante un modelo de 5 fases con desarrollo en espiral, donde en cada iteración se alcanza una mayor nivel de profundidad.

El objetivo final es implementar la mejora continua de la productividad, a partir de la mejora continua de los procesos de la organización.

Mejorar la productividad de una organización significa ser cada vez más efectivos (lograr los objetivos y las metas) con el máximo de eficiencia (uso racional de los recursos disponibles). Para ser más efectivos con el máximo de eficiencia, se debe gestionar la mejora continua del desempeño de los procesos de la organización y de las personas que los ejecutan.

El equipo de KAIZEN-TECK ha diseñado una intervención asistida para producir efectos concretos en la productividad de la organización, mediante el ordenamiento, mejora y control del desempeño de los procesos internos y el apoyo al desempeño de las personas que los ejecutan.

Consiste en una consultoría especializada, integral y continua de la productividad, basada en la gestión del desempeño y la orientación total al cliente, de los procesos y de las personas que forman parte del que hacer de la organización y que son necesarios para lograr los objetivos estratégicos que se plantean a partir de su misión:

Resultados esperados:

• Respecto de los procesos de 'EMPRESA CLIENTE':


1. Cadenas de Valor identificadas y documentadas.
2. Procesos Documentados y Rediseñados.
3. Mapa de Procesos y Mapa de Riesgos.
4. Procedimientos de Procesos implementados y actualizados.
5. Desempeño y Riesgos de Procesos controlados, Paneles de Control implementados.
6. Monitoreo y Mejora Continua de Procesos implementado.


• Respecto de las personas de 'EMPRESA CLIENTE':


1. Matriz de Responsabilidades, Actividades y Tareas por Cargo en los Procesos.
2. Perfiles de Competencias requeridas para cada Cargo y Rol en Procesos.
3. Evaluaciones periódicas del Desempeño de las Personas para levantar necesidades de apoyo.
4. Implementación de mecanismo de backup (reemplazos) para cada persona en cada rol de cada proceso.
5. Planes de Capacitación orientados a minimizar las brechas de competencias.

La consultoría propuesta consiste en un servicio continuo especializado, para implementar la gestión integrada del desempeño de los procesos y de las personas de 'EMPRESA CLIENTE' en forma gradual (desarrollo en espiral) y sostenida, teniendo en cuenta que el recurso más comúnmente escaso… es el tiempo.

La consultoría se ha diseñado en un ciclo repetitivo de mejora continua del desempeño de procesos y personas (desarrollo en espiral) en las siguientes 6 fases:

1. Levantamiento de Procesos.
2. Rediseño y Control de Procesos.
3. Levantamiento de Competencias por Roles en Procesos.
4. Perfiles de Competencias por Rol en Procesos.
5. Evaluación de Competencias.
6. Gestión de Brechas de Competencias – Gestión de Talentos

Este servicio consiste en el diseño e implementación de modelos de gestión del desempeño de las personas en una organización, basado en la gestión de sus competencias y el cumplimiento de sus metas. Requiere que previamente se haya implementado la gestión de procesos, al menos en la fase de levantamiento y documentación de procesos.

Considera el diseño e implementación de los siguientes ítemes:

• Diseñar los perfiles de competencias por cargo a partir del levantamiento de los procesos.
• Confeccionar las Descripciones de Cargos, incluyendo descripción de Roles y Responsabilidades.
• Diseñar, implementar y operacionalizar un modelo de gestión del desempeño, basado en competencias y metas.
• Diseñar y proponer la Implementación del servicio de evaluación del desempeño por competencias y metas en forma periódica, orientada a la gestión de procesos.
• Elaborar informe de brechas de competencias.
• Elaborar informe de potenciales de desarrollo.
• Diseñar y proponer un modelo de compensaciones basado en la evaluación de cargos y la evaluación del desempeño de las personas.
• Rediseñar la Estructura Organizacional para orientarla a la gestión por proyectos, basada en la gestión de procesos.

Consultoría en modalidad de servicio continuo, para la implementación de diversas técnicas de mejora continua de procesos productivos, de acuerdo a un diagnóstico inicial para levantar las necesidades de la organización.

Como parte del diagnóstico inicial se considera el levantamiento de problemas (oportunidades de mejora), con un análisis metodológico de los mismos.

Las principales técnicas que se consideran en ésta modalidad de consultoría, son las siguientes:

• Value Stream Mapping (V.S.M) – Mapeo del Flujo de Valor.

Técnica que tiene por objetivo analizar toda la cadena de valor de un producto o servicio, detallando completamente el flujo tanto de información como de materiales inherentes a un proceso. Con esta técnica se identifican las actividades que no agregan valor al proceso para posteriormente iniciar las actividades necesarias para eliminarlas o reducirlas.




• 5 “S”.

Técnica que tiene por objetivo la estandarización de los lugares de trabajo mediante el orden y la limpieza a partir de la integración y empoderamiento del trabajador con su GEMBA (Puesto de Trabajo).

Se denominan “5´S”, a 5 conceptos que en japonés comienzan con la letra “S” y que están relacionados en orden secuencial y lógico:




• Gestión Visual (Visual Management).

Técnica para gestionar distintos aspectos de procesos productivos, haciendo uso de elementos visuales. Consiste en implementar controles o dispositivos visuales que permiten a cualquier persona reconocer los estándares de un proceso y las desviaciones respecto de esos estándares.




• TPM (Total Productive Maintenance) – Mantenimiento Productivo Total.

Es una filosofía de mantenimiento, cuyo objetivo es eliminar las pérdidas en producción debidas al estado de los equipos.

Busca mantener los equipos en disposición para producir a su capacidad máxima, productos de la calidad esperada, sin paradas no programadas.

El objetivo es lograr:

• Cero Averías.
• Cero Tiempos Muertos.
• Cero Defectos causados por mal estado de equipos.
• Cero Pérdidas de Rendimiento o de Capacidad Productividad debido a mal estado de los equipos.



Metodología de implementación de TPM



• SMED (Single Minute Exchange of Die – Cambio de Utilerías de máquinas en menos de 10 minutos).

El tiempo de cambio o preparación de una serie, lote u orden de fabricación comienza cuando se acaba la última pieza de una serie y termina cuando se obtiene una pieza libre de defectos de la siguiente serie.

Es importante señalar que puede no ser posible alcanzar el rango de menos de diez minutos para todo tipo de preparaciones de máquinas, pero el SMED reduce dramáticamente los tiempos de cambio y preparación en casi todos los casos. La reducción de los tiempos de estas operaciones beneficia considerablemente a las empresas”.

La aplicación de la Metodología SMED, normalmente va asociado a la reducción de stock y a mejorar los tiempos de espera.

Al disminuir el tiempo necesario para realizar un cambio de lote o producto, mejora la capacidad para realizar más cambios de modelo, fabricando lotes más pequeños y planificando en consecuencia un plazo de entrega y un almacenamiento menores.




• POKA YOKE “A prueba de errores”).

Es una técnica de calidad desarrollada en Japón, que significa “a prueba de errores”.

La idea central de la técnica Poke-Yoke es crear e implementar un proceso donde los errores sean imposibles de realizar. Su objetivo es eliminar los defectos en un producto ya sea previniendo o corrigiendo los errores que se presenten lo antes posible, considerando que la principal fuente de defectos son los errores humanos.

En el aseguramiento de la calidad, la inspección ideal consiste en no delegar el control de la operación a alguien ajeno al operario de la misma, apoyado en herramientas de control que permitan detectar errores antes que detectar defectos, como los ”Mecanismos libres de fallas”, también conocidos como Poka-yokes.

Un Poka-yoke es un mecanismo que evita que los errores humanos en los procesos se materialicen en defectos.




• SIX SIGMA - LEAN

Six-Sigma es una técnica que persigue reducir la variabilidad en un proceso, reduciendo o eliminando los defectos o fallos en el producto final. La meta es llegar a un máximo de 3,4 defectos (evento que no logra cumplir con los requisitos del cliente) por millón de productos. (99,99966% de eficiencia en el producto obtenido), utilizando herramientas estadísticas.

Se siguen 5 pasos claves:

• Definir: El problema o el proyecto de mejora a realizar, para entender la situación.
• Medir: Evaluar los resultados obtenidos y esperados.
• Analizar: Determinar las variables que deben ser confirmadas para determinar las causas de los resultados obtenidos.
• Mejorar: Optimizar el proceso para reducir la variación.
• Controlar: Hacer monitoreo y seguimiento para continuar mejorando.

Una variación de Six Sigma es conocida como Six Sigma Lean (liviana). Apunta a reducir el desperdicio en cualquier proceso, para maximizar el beneficio y reducir costos.

Six Sigma Lean opera con 4 principios básicos:

• Producir lo necesario.
• Minimizar el despilfarro.
• Balancear la carga de trabajo.
• Cero defectos (Six Sigma).

La meta es mejorar y controlar los procesos, en ciclos cortos (a diferencia de Six Sigma puro).

Innovador modelo para gestionar el servicio al cliente, basado en el levantamiento y mejora de los procesos involucrados en el servicio al cliente, con la participación activa del personal en contacto con los clientes (PEC).

Luego de la Inducción inicial a la gestión de procesos, las temáticas se abordan mediante un modelo de 4 fases con desarrollo en espiral, donde en cada iteración se alcanza un mayor nivel de perfeccionamiento del servicio al cliente.

El objetivo final es implementar la mejora continua del servicio al cliente, a partir de la mejora continua de los procesos de atención al cliente y el levantamiento y gestión de las oportunidades de mejora en los procesos de la cadena de valor hacia el interior de la organización.

Este servicio consiste en la externalización de todos los procesos asociados a la contabilidad, la administración de personal y las remuneraciones; haciéndonos cargo de todas sus tareas haciendo uso de sistemas informáticos propios que se disponibilizan al cliente para su consulta y extracción de información.

Nuestro servicio incluye:

• Utilización de un completo y moderno software de administración de personal y remuneraciones, el que además se instala donde el cliente para que pueda consultar y emitir informes cuando lo requiera y le permita tener un respaldo permanente de su información.
• Administración del ciclo de vida completo del personal: Contratación, Mantención y Desvinculación
• Cálculo y Liquidación de Remuneraciones.
• Mantención actualizada de carpetas físicas del personal, en las instalaciones del cliente.
• Proceso de reliquidación tributaria del Bono Anual.
• Declaración Jurada Anual de Rentas (DJ1887) y Generación de Certificados de Renta Anual para cada trabajador.
• Administración Contable (Contabilidad mensual, informes mensuales y declaraciones anuales):
• Registros contables diarios.
• Balances semestrales.
• Confección y declaración de impuestos mensuales.
• Confección de Declaraciones juradas anuales.
• Preparación y declaración anual de impuestos de la sociedad.
• Emisión de informes contables mensuales y anuales.

En muchos casos, particularmente en los procesos administrativos, es posible mejorar su desempeño mediante la automatización de tareas, haciendo uso de sistemas especializados y/o herramientas informáticas (Workflow).

Este servicio, que se configura a partir de la implementación del control de procesos, consiste en el levantamiento de requerimientos, diseño, desarrollo e implementación de sistemas informáticos para automatizar tareas en un proceso.

El objetivo final de este servicio, es el mejoramiento del desempeño de procesos mediante la automatización de tareas haciendo uso de sistemas informáticos especializados.

Una de las principales dificultades que hoy enfrentan las pequeñas y medianas empresas nacionales en Chile, es lograr implementar la planificación estratégica como una herramienta de dirección efectiva que sea capaz de alinear su operación con sus objetivos estratégicos.

La planificación estratégica es un proceso de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones, acerca del quehacer actual y el camino que debe recorrer en el futuro una organización.

Nuestra consultoría, en la modalidad de un servicio continuo, abarca los siguientes aspectos en una secuencia cíclica con desarrollo en espiral:

1. Análisis del contexto interno y externo de la organización
• Declaración de la misión, la visión y los valores.
• Analizar la estructura organizacional
• Realizar Análisis PESTEL
• Realizar Análisis FODA (Analítico-matemático).
• Realizar Análisis de las 5 fuerzas de Porter.
• Definir la propuesta de valor al cliente.
2. Planificación Estratégica y Operativa.
• Definir la estrategia.
• Definir los objetivos estratégicos.
• Elaborar el Mapa Estratégico.
• Identificar los Factores claves de éxito
3. Definir Objetivos, Metas e Indicadores.
• Definir los Objetivos Estratégicos.
• Definir las Metas.
• Definir e implementar los Indicadores Estratégicos.
• Diseñar e Implementar el Cuadro de Mando Integral.